Bevor Sie jetzt weiterlesen: Seien Sie sich bitte bewusst dass sie sich in der Praxis nicht selbst um alle Schritte kümmern müssen.
Das Wichtigste, das SIE tun müssen, ist sich eine Registrierkasse zu beschaffen und sich vom Händler/Hersteller die verbindliche Zusage einzuholen, dass die Registrierkasse den österreichischen Vorschriften entspricht (das wunderschöne Exemplar unten wird’s zB wohl nicht mehr tun …) und die Inbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit ab 01.04.2017 gewährleistet ist.
In allen Schritten (insbesondere Registrierung über FinanzOnline, Überprüfung der Belege etc) unterstützt Sie Ihr Steuerberater!
Betriebe haben alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung mit elektronischer Registrierkasse, Kassensystem oder sonstigem elektronischen Aufzeichnungssystem (in Folge kurz: „Registrierkasse“) einzeln zu erfassen.
Die Bestimmungen dazu finden sich in § 131b Bundesabgabenordnung, der Barumsatzverordnung, der Registrierkassensicherheitsverordnung und im Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht.
- Barumsätze im Sinn dieser Bestimmung sind Umsätze, bei denen die Gegenleistung (Entgelt) durch Barzahlung erfolgt. Als Barzahlung gilt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte oder durch andere vergleichbare elektronische Zahlungsformen, die Hingabe von Barschecks, sowie vom Unternehmer ausgegebener und von ihm an Geldes statt angenommener Gutscheine, Bons, Geschenkmünzen und dergleichen.
- Umsatzgrenzen: Die Registrierkassenpflicht gilt für alle Betriebe deren Jahresumsatz EUR 15.000 überschreitet UND deren Barumsätze mehr als EUR 7.500 im Jahr ausmachen.
- Beginn: Die Registrierkassenpflicht gilt mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Umsatzgrenzen erstmals überschritten wurden.
- Ende: Werden die Umsatzgrenzen in einem Folgejahr nicht überschritten und ist aufgrund besonderer Umstände absehbar, dass diese Grenzen auch künftig nicht überschritten werden, fällt Registrierkassenpflicht mit Beginn des nächstfolgenden Kalenderjahres weg.
- Registrierkasse – was muss sie können?
- Zum einen muss Sie die generellen Anforderungen an ordnungsgemäße Aufzeichnungen erfüllen, welche bereits in der Kassenrichtlinie 2012 festgehalten wurden. Um zu dokumentieren, dass die Registrierkasse diesen Voraussetzungen entspricht, beschreiben die Kassenhersteller, durch welche Maßnahmen bei der jeweiligen Kassa/Kassensystem die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle gesichert wird und wodurch dies auch leicht und sicher nachweisbar ist. In diesem Zusammenhang findet sich oft der Begriff„E 131-Beschreibung“ oder „E 131-Bestätigung“ – bezogen auf die einzuhaltenden Bestimmungen des § 131 Bundesabgabenordnung.
- Manipulationsschutz – zwingend ab 01.04.2017:
Die Registrierkasse ist durch eine technische Sicherheitseinrichtung
gegen Manipulation zu schützen. Dabei ist die Unveränderbarkeit der
Aufzeichnungen durch kryptographische Signatur bzw. durch
kryptographisches Siegel jedes Barumsatzes mittels einer dem
Steuerpflichtigen zugeordneten Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit
zu gewährleisten und die Nachprüfbarkeit durch Erfassung der Signatur
bzw. des Siegels auf den einzelnen Belegen sicherzustellen. Die Details
dazu finden sich in der Registrierkassensicherheitsverordnung.
Bei vorsätzlicher Nichtbeachtung dieser gesetzlichen Pflicht droht nach dem Finanzstrafgesetz eine Strafe bis zu 5.000 Euro. Wenn Sie eine der RKSV entsprechende Registrierkasse korrekt verwenden und lückenlos Belege über die Barumsätze erteilen UND glaubhaft machen können, dass Sie den Manipulationsschutz bis Mitte März 2017 bereits beauftragt haben, geht das Finanzamt nicht von einer vorsätzlichen Nichtbeachtung aus. Siehe dazu: www.bmf.gv.at.
- Inbetriebnahme der Registrierkasse – Details werden von den Registrierkassenherstellern vorgegeben. Die grundsätzlichen Schritte sind:
- Anschaffung einer Signaturerstellungseinheit: Signaturkarten können bei einem zugelassenen Vertrauensdienstanbieter (derzeit A-Trust GmbH, e-commerce monitoring GmbH, PrimeSign GmbH) erworben werden. Ev auch Kartenlesegerät beschaffen.
- Inbetriebnahme – Verbindung der Registrierkasse mit der Signaturerstellungseinheit und Erstellung eines Startbeleges: Der Startbeleg beinhaltet einen Geschäftsvorfall mit dem Betrag 0.
- Registrierung über FinanzOnline: Anzugeben sind die
* Art der Sicherheitseinrichtung
* Vertrauensdiensteanbieter
* Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikates
* Kassenidentifikationsnummer
* Benutzerschlüssel AES-256 - Prüfung des Startbeleges: Dazu benötigen Sie die BMF Belegcheck-App (zu finden unter www.bmf.gv.at) sowie einen Authentifizierungscode (dieser kann über FinanzOnline angefordert werden).
- Erstellung von Monats- und Jahresbelegen (§ 8 RKSV):
Zum Monatsende ist jeweils ein Kontrollbeleg mit dem betrag 0 zu erstellen. Der Dezembermonatsbeleg ist auch der Jahresbeleg.
Der Jahresbeleg ist auszudrucken, mittels BelegcheckApp zu prüfen und mind. 7 Jahre lang aufzubewahren. - Quartalsweise Sicherung des Datenerfassungsprotokolls (§ 7 Abs. 3 RKSV)
Das Datenerfassungsprotokoll Ihrer Registrierkasse ist zumindest quartalsweise auf einem externen Datenträger unveränderbar zu sichern. Jede Sicherung ist nach den Vorschriften der Bundesabgabenordnung (BAO) mindestens sieben Jahre aufzubewahren. - Vorgehen bei Ausfall der Registrierkasse:
Dauert der Ausfall der Registrierkasse länger als 48 Stunden, müssen Beginn und Ende des Ausfalls sowie eine allfällige Außerbetriebnahme jeweils binnen einer Woche über FinanzOnline gemeldet werden. Vor dem laufenden Betrieb der reparierten oder neuen Registrierkasse müssen sämtliche Geschäftsvorfälle des Ausfallszeitraums nacherfasst werden. Die Bezugnahme auf die Belegnummern der händisch erstellten Belege genügt, ein täglicher Sammelbeleg ist ausreichend. Die händischen Aufzeichnungen sind aufzubewahren.
Weitere Infos siehe zB unter: https://www.usp.gv.at/steuern-finanzen/registrierkassen.html
