INFO – Belegorganisation Einnahmen-Ausgaben-Rechner

Allgemeines

1. Zu jeder Einnahme und zu jeder Ausgabe muss ein Beleg vorhanden sein („Keine Buchung ohne Beleg“ – gilt nicht nur für die doppelte Buchhaltung!)
2. Belege werden nicht ungültig, wenn man sie locht! So müssen Sie kleinere Belege zB nicht auf ein DIN A4 Blatt aufkleben oder in Sichthüllen stecken. Dies gilt insoweit, als alle relevanten Bestandteile der Belege gut und eindeutig lesbar erhalten bleiben.
3. Die Belege immer kalenderjahresweise in einem Ordner ablegen.
4. Aufzeichnungen und Belege sind grundsätzlich zumindest 7 Jahre ab Ende des jeweiligen Wirtschaftsjahres aufzubewahren. Die Aufzeichnungen und Unterlagen, die Grundstücke betreffen, sind zweiundzwanzig Jahre aufzubewahren.
5. Achtung bei Belegen mit Thermodruck! Dieser verschwindet leider unter dem Einfluss von Zeit und Sonnenlicht. Dasselbe kann bei Markierung mit einem Leuchtstift passieren. Daher immer Kopien anfertigen.

Bank

Die Einrichtung eines eigenen Bankkontos für Ihre selbständige Tätigkeit ist generell zu empfehlen. Vorteile:

1. Klare Trennung zwischen Betrieb und privat (bzw auch von einer ev. unselbständigen Tätigkeit …)
2. Private Zahlungen scheinen in Ihren Aufzeichnungen nicht auf. Sie brauchen Sie daher nicht zu erfassen und somit auch grundsätzlich niemandem zu zeigen.

Belegablage:

1. Neue Bankauszüge im Ordner immer oben einsortieren -> der aktuelle Auszug liegt immer obenauf.
2. Belege werden jeweils unter jenem Bankauszug abgelegt, auf dem die betreffende Zahlung ausgewiesen ist. (Belege über Zahlungen, die noch auf keinem Bankauszug aufscheinen, einfach über dem aktuellen Bankauszug ablegen.)
3. Dies betrifft nicht nur von Ihnen getätigte Auszahlungen (Eingangsrechnungen, Bankomatzahlungsbelege, laufende Überweisungen …), sondern auch Ihre erhaltenen Einzahlungen: zu jeder Einnahme ist daher auch eine Kopie der jeweiligen Ausgangsrechnung abzulegen.
4. Private Zahlungen bitte am Auszug deutlich als solche markieren.
5. Besonderheit Kreditkarten: Diese sind grundsätzlich erst dann eine Betriebsausgabe, wenn sie von Ihrem Bankkonto abgebucht werden. Daher legen Sie unter jenem Bankauszug, auf dem die Kreditkartenabbuchung ausgewiesen ist, die betreffende Kreditkartenabrechnung samt den auf der Kreditkartenabrechnung aufscheinenden einzelnen Belegen ab.
6. Besonderheit laufende Zahlungen ohne eigenen Beleg: Dies betrifft zB monatliche Akontierung von Betriebskosten, laufende Mietzahlungen, Leasingraten etc. In diesen Fällen wird zwar laufend von Ihrem Bankkonto abgebucht, Sie erhalten aber keine laufenden Belege. Als Nachweis der laufenden Zahlung reicht hier der reine Bankauszug. Den Abrechnungsbeleg (Mietrechnung, Mietvertrag, Leasingvertrag, Versicherungsvertrag etc.) legen Sie einfach in Kopie Ihren Unterlagen bei.

 „Kassa“ (Barbelege …)

1. Legen Sie keine privaten Belege hier ab.
2. Bitte immer den neuesten Beleg obenauf ablegen.
3. Nummerieren Sie die Belege durchlaufend.
4. Achten Sie darauf, dass bei jedem Beleg das Zahlungsdatum ersichtlich ist: entweder durch einen Hinweis am Beleg selbst oder einen entsprechenden Kassaeingangs- oder –ausgangsbeleg.
5. Barbewegungen sind grundsätzlich in einem Kassabuch zu erfassen!

Weitere Unterteilungen

Ein Jahresordner könnte (neben Bank und Kassa) folgende Unterteilungen aufweisen:

1. „offene Kreditkartenzahlungen“: Hier können Sie ihre Belege über getätigte Kreditkartenzahlungen laufend sammeln und den Kreditkartenabrechnungen zuordnen. Bei Abbuchung vom Bankkonto werden diese Belege dann unter „Bank“ abgelegt.
2. „offene Ausgangsrechnungen“: hier können Sie ihre versendeten, aber noch offenen Ausgangsrechnungen sammeln. Bei Bezahlung werden diese dann entweder unter Kassa oder Bank abgelegt.
3. „offene Eingangsrechnungen“: gleiches System wie bei offenen Ausgangsrechnungen
4. „Dauerbelege“: Versicherungspolizzen, Leasingverträge, Mietverträge etc
5. „Sonstige Geschäftspapiere“ (zB Auftrags- und Bestellungsunterlagen, Ausfuhr- und Einfuhrunterlagen, Bewertungsunterlagen, Preisverzeichnisse, betriebliche Konto- und Depotauszüge Lohnberechnungsunterlagen etc) diese gehören zwar nicht zu den in den Aufzeichnungen zu erfassenden Belegen, sind aber ebenfalls aufzubewahren, wenn Sie für die Gewinnermittlung (Abgabenerhebung …) von Bedeutung sind.

Unterlagenübergabe an Steuerberater

(zur Führung der Aufzeichnungen oder Erstellen Steuererklärungen)

1. Übergabe der erforderlichen Unterlagen möglichst gesammelt und vollständig auf einmal.
2. Bei Führung der Aufzeichnungen durch Steuerberater: Übermitteln Sie Ihre geordnet abgelegten Bar- und Bankbelege, sowie weitere Unterlagen soweit zum Verständnis erforderlich.
3. Erstellen der Steuererklärungen: Am besten Sie übermitteln Ihren Jahresordner wie oben beschrieben. Noch nicht bezahlte Positionen behalten Sie sich für Ihre laufenden Aufzeichnungen zurück (betrifft „offene Ausgangsrechnungen“: „offene Eingangsrechnungen“ sowie „offene Kreditkartenzahlungen“).

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